Náhrady cestovních výdajů při výkonu práce
Právní úprava: zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, část sedmá: § 151 – § 190a
Zaměstnanci mají právo na náhradu cestovních výdajů, pokud cestují v souvislosti s výkonem práce z důvodu na straně zaměstnavatele.
Pravidelné pracoviště [§ 319 odst. 1 písm. i) zákoníku práce]
Pro účely cestovních náhrad při výkonu práce zaměstnancem vyslaným na území České republiky se za pravidelné pracoviště pokládá obvyklé místo výkonu práce na území České republiky.
Kdy vzniká nárok na cestovní náhrady
Zaměstnanci přísluší cestovní náhrady zejména při:
- pracovní cestě (§ 42 zákoníku práce),
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení (§ 43 zákoníku práce),
- dočasném přidělení (§ 43a zákoníku práce),
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Společným znakem těchto situací je, že cestování je vyvoláno potřebou zaměstnavatele.
Podmínky pracovní cesty
Zaměstnavatel určuje předem a písemně podmínky pracovní cesty, zejména
- místo a dobu cesty,
- místo výkonu práce,
- způsob dopravy a ubytování.
Zaměstnavatel přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.
Zaměstnanec je povinen bez zbytečného odkladu oznamovat změny, které mají vliv na poskytování cestovních náhrad.
Jaké náhrady zaměstnanci náleží (v ČR)
Při tuzemské pracovní cestě nebo cestě mimo pravidelné pracoviště přísluší zaměstnanci náhrada:
- jízdních výdajů,
- výdajů za ubytování,
- zvýšených stravovacích výdajů /stravného,
- nutných vedlejších výdajů.
Jízdní výdaje
- Při použití veřejné dopravy náleží náhrada zaměstnanci v prokázané výši.
- Při použití jiného dopravního prostředku (namísto veřejné dopravy a se souhlasem zaměstnavatele) náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného při využití veřejné dopravy.
- Při použití vlastního vozidla na žádost zaměstnavatele náleží zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty.
Ubytování
Zaměstnanci náleží náhrada prokázaných výdajů za ubytování, pokud jsou v souladu s podmínkami pracovní cesty.
Stravné
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, jehož minimální výše je stanovena prováděcí vyhláškou.
Stravné se může krátit, pokud bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo (takové, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře).
Přeložení a dočasné přidělení
Při přeložení nebo dočasném přidělení zaměstnance do jiného místa výkonu práce, než je sjednáno v pracovní smlouvě a současně nejde o bydliště zaměstnance, přísluší zaměstnanci náhrady jako při pracovní cestě.
Zahraniční pracovní cesta
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci:
- náhrada jízdních a výdajů za ubytování,
- tuzemské stravné za dobu strávenou v České republice,
- zahraniční stravné za dobu strávenou mimo území České republiky (poskytované v příslušné cizí měně).
Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Výše zahraničního stravného se řídí vyhláškou Ministerstva financí podle cílové země.
Zálohy a vyúčtování
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhrady, pokud se nedohodnou jinak.
Zaměstnanec je povinen provést vyúčtování do 10 pracovních dní po dni ukončení pracovní cesty, tj. předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.
Paušální cestovní náhrady
Zaměstnavatel může cestovní náhrady paušalizovat (např. měsíční částkou), pokud je způsob výpočtu přezkoumatelný a odpovídá obvyklým výdajům.
Zvláštnosti cestovních náhrad zaměstnanců odměňovaných platem
(relevantní pouze pro zaměstnance ve veřejné sféře)
Zákoník práce rozlišuje pravidla pro cestovní náhrady podle toho, zda zaměstnavatel odměňuje zaměstnance mzdou, nebo platem.
Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 zákoníku práce (tj. zaměstnavatelé odměňující zaměstnance platem) poskytují cestovní náhrady za stejných podmínek a ve stejné výši jako zaměstnavatelé odměňující mzdou, s níže uvedenými odchylkami.
U těchto zaměstnavatelů platí, že:
- výčet cestovních náhrad je úplný,
- jiné ani vyšší cestovní náhrady nelze poskytovat.
Tuzemská pracovní cesta a cesta mimo pravidelné pracoviště
Použití motorového vozidla
Sazby základní náhrady za použití silničního motorového vozidla stanovené zákoníkem práce a prováděcí vyhláškou jsou závazné a nelze je zvýšit ani snížit.
Stravné
Zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den pracovní cesty stravné v zákonném rozpětí, a to podle délky pracovní cesty:
- 155–185 Kč, trváli cesta 5–12 hodin
- 236–284 Kč, trváli cesta více než 12 hodin, nejdéle 18 hodin
- 370–442 Kč, trváli cesta déle než 18 hodin
Neurčíli zaměstnavatel výši stravného předem, náleží zaměstnanci dolní hranice rozpětí.
Stravné může být poskytnuto i při cestě kratší než 5 hodin, pokud zaměstnanci nebylo umožněno stravovat se obvyklým způsobem.
Krácení stravného
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu
70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Stravné nepřísluší vůbec, pokud:
- při cestě 5–12 hodin byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
- při cestě delší než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.
Náhrady při přijetí do zaměstnání a při přeložení
Zaměstnavatel může vnitřním předpisem nebo individuálním ujednáním stanovit náhrady při:
- přijetí do pracovního poměru,
- přeložení do jiného místa výkonu práce.
Tyto náhrady lze poskytovat nejvýše v rozsahu, v jakém by náležely zaměstnanci odměňovanému mzdou.
Poskytování náhrad je časově omezeno:
- do získání přiměřeného bytu v novém místě,
- nejdéle 4 roky,
- u pracovního poměru na dobu určitou nejdéle do jeho skončení.
Při přestěhování může zaměstnavatel jednorázově poskytnout náhradu prokázaných výdajů, zejména:
- na přepravu bytového zařízení,
- jízdních výdajů zaměstnance a členů rodiny,
- nutných vedlejších výdajů,
- nezbytných výdajů na úpravu bytu (max. 15 000 Kč).
Zahraniční pracovní cesta
U zaměstnavatelů odměňujících platem:
- se vždy vychází ze základní sazby zahraničního stravného stanovené vyhláškou Ministerstva financí,
- tuto sazbu nelze snížit.
Vedoucím organizačních složek státu, jejich zástupcům a statutárním orgánům lze výjimečně určit zahraniční stravné až o 15 % vyšší, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak.
Krácení zahraničního stravného
Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty v zahraničí poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu
- 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,
- 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
- 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
Zahraniční stravné nepřísluší, pokud:
- při cestě 5–12 hodin byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
- při cestě nad 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.
Kapesné
Při zahraniční pracovní cestě může být zaměstnanci poskytnuto kapesné až do výše 40 % zahraničního stravného.
Výkon práce v zahraničí
Máli zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce nebo pravidelné pracoviště mimo území České republiky, náleží mu:
- cestovní náhrady jako zaměstnanci odměňovanému mzdou,
- a dále náhrady podle zvláštního nařízení vlády upravujícího náhradu zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů při některých cestách do České republiky a zpět, a výdajů za ubytování a výdajů za přepravu osobních věcí apod.
V těchto případech:
- nepřísluší tuzemské ani zahraniční stravné v místě výkonu práce.
